Materialfluss optimieren: Warenwege und Übergaben vom Wareneingang bis zum Versand verbessern

Ein effizienter Materialfluss entscheidet darüber, wie schnell, zuverlässig und wirtschaftlich Waren ein Unternehmen durchlaufen. Vom Wareneingang über die Einlagerung und Kommissionierung bis zur Verpackung und zum Versand greifen zahlreiche Prozessschritte ineinander. Wo bewegt sich die Ware nicht weiter, obwohl sie bereits bearbeitet werden könnte? Dieser Artikel hilft, den innerbetrieblichen Materialfluss vom Wareneingang bis zum Versand zu analysieren und schrittweise zu optimieren. 

Warum den innerbetrieblichen Warenfluss optimieren?

Ein optimierter Materialfluss setzt deshalb nicht nur bei einzelnen Arbeitsbereichen an. Entscheidend ist der gesamte Weg der Ware: Wo entstehen unnötige Transporte? An welchen Übergabepunkten bilden sich Rückstaus? Stimmen physische Warenbewegungen und digitale Statusinformationen überein? Und wie lassen sich Transport-, Warte- und Liegezeiten reduzieren?

Dabei geht es nicht zwangsläufig um eine umfassende Automatisierung. Häufig lassen sich Abläufe bereits durch klar definierte Übergaben, kürzere Wege, geeignete Transportmittel und eine bedarfsgerechte Materialbereitstellung verbessern. Ergänzend können digitale Systeme dabei helfen, Warenbewegungen transparent zu erfassen und Prozesse verlässlich zu steuern.

1. Was ist der innerbetriebliche Materialfluss?

Der innerbetriebliche Materialfluss beschreibt alle physischen Bewegungen von Waren, Materialien und Ladungsträgern innerhalb eines Unternehmens. Er beginnt in der Regel mit der Warenannahme und reicht über Einlagerung, Bereitstellung und Kommissionierung bis zur Verpackung und zum Warenausgang.

Zum Materialfluss gehören jedoch nicht nur die sichtbaren Transporte zwischen zwei Bereichen. Auch das Be- und Entladen, Umsetzen, Zwischenlagern, Sortieren und Bereitstellen von Waren sind Teil des Prozesses. Jede zusätzliche Bewegung beeinflusst die Durchlaufzeit und bindet Arbeitszeit, Fläche oder Transportmittel.

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Welche Stationen gehören zum Materialfluss?

Je nach Lagerstruktur, Sortiment und Auftragsart kann der genaue Ablauf variieren. Typischerweise durchläuft eine Ware folgende Stationen:

1. Warenannahme und Eingangskontrolle
2. Erfassung und Zuordnung der Lieferung
3. Einlagerung oder direkte Weiterleitung
4. Lagerung und Materialbereitstellung
5. Kommissionierung
6. Übergabe an den Verpackungsbereich
7. Verpackung und Versandvorbereitung
8. Bereitstellung im Warenausgang
9. Übergabe an den Transportdienstleister

Zwischen diesen Stationen entstehen Transportwege und Übergabepunkte. Genau dort liegt häufig ein relevantes Optimierungspotenzial: Waren warten auf eine Freigabe, werden mehrfach umgesetzt oder erreichen den nächsten Arbeitsbereich, bevor dort ausreichend Kapazität vorhanden ist.

Materialfluss, Warenfluss und Informationsfluss: die Unterschiede

Die Begriffe Materialfluss und Warenfluss werden im Arbeitsalltag häufig synonym verwendet. Der Warenfluss bezieht sich meist auf die Bewegung von Handelswaren entlang der Liefer- und Prozesskette. Der Materialfluss ist weiter gefasst und schließt beispielsweise Rohstoffe, Verpackungsmaterialien, Hilfsstoffe, Ladungsträger und Rückläufe ein.

Parallel dazu verläuft der Informationsfluss. Er umfasst alle Daten, die für die Steuerung und Dokumentation der Warenbewegungen erforderlich sind. Dazu gehören beispielsweise:

• Liefer- und Bestelldaten
• Lagerplatzinformationen
• Bestandsbuchungen
• Kommissionieraufträge
• Freigaben und Sperrvermerke
• Versandinformationen

Material- und Informationsfluss müssen möglichst synchron verlaufen. Befindet sich eine Ware bereits physisch an einem anderen Ort, während im System noch der vorherige Status hinterlegt ist, entstehen Rückfragen, Suchzeiten und Fehlbuchungen. Ein reibungsloser Materialfluss setzt deshalb voraus, dass jede relevante Warenbewegung zeitnah und eindeutig erfasst wird.

Warum den Materialfluss ganzheitlich betrachten?

Einzelne Prozessschritte können für sich betrachtet effizient organisiert sein und dennoch zu einem stockenden Gesamtprozess führen. So kann eine schnelle Kommissionierung einen Rückstau am Packplatz verursachen, wenn die Verpackungskapazität nicht auf das Auftragsvolumen abgestimmt ist. Ebenso kann ein effizienter Wareneingang an Wirkung verlieren, wenn geprüfte Waren anschließend lange auf den Weitertransport warten.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht nur, wie schnell eine einzelne Tätigkeit ausgeführt wird. Relevant ist, wie störungsfrei die Ware den gesamten Prozess durchläuft. Ein optimierter Materialfluss verbindet die einzelnen Stationen so, dass unnötige Transporte, Wartezeiten und Zwischenlagerungen vermieden werden.

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Welche Kennzahlen sind für die Optimierung des Materialflusses wichtig?

Geeignete Kennzahlen sind unter anderem Durchlaufzeit, Transportzeit, Warte- und Liegezeit, zurückgelegte Transportstrecken und die Anzahl der Warenbewegungen. Zusätzlich können Fehlerquoten, Kommissionierleistung und Durchsatz Hinweise auf Schwachstellen liefern. Entscheidend ist, Kennzahlen nicht isoliert zu betrachten, sondern mit den jeweiligen Prozessschritten und Ursachen zu verbinden.

2. Warum ein durchgängiger Materialfluss wichtig ist

Ein durchgängiger Materialfluss sorgt dafür, dass Waren ohne unnötige Unterbrechungen vom Wareneingang bis zum Versand weitergeführt werden. Entscheidend ist dabei nicht nur die Geschwindigkeit einzelner Arbeitsschritte. Relevant ist vor allem, wie gut die Übergänge zwischen Warenannahme, Lagerung, Kommissionierung, Verpackung und Warenausgang aufeinander abgestimmt sind.

Stockt der Warenfluss an einer Schnittstelle, wirkt sich das häufig auf mehrere nachgelagerte Prozesse aus. Fehlt beispielsweise im Wareneingang eine klare Zuordnung, verzögert sich die Einlagerung. Stauen sich kommissionierte Aufträge vor dem Packbereich, entstehen zusätzliche Stellflächen, Suchaufwand und Mehrfachbewegungen. Ein reibungsloser Materialfluss reduziert solche Unterbrechungen und schafft eine verlässlichere Prozesskette.

Durchlaufzeiten reduzieren

Die Durchlaufzeit beschreibt den Zeitraum, den eine Ware für den gesamten innerbetrieblichen Prozess benötigt. Dazu gehören nicht nur Transport- und Bearbeitungszeiten, sondern auch Phasen, in denen die Ware auf eine Prüfung, Freigabe oder Weiterverarbeitung wartet.

Ein durchgängiger Materialfluss verkürzt vor allem diese unproduktiven Zeitanteile. Waren werden zügig dem nächsten Prozessschritt zugeführt, Übergabepunkte sind eindeutig definiert und benötigte Kapazitäten stehen rechtzeitig zur Verfügung. Dadurch lassen sich Aufträge schneller abschließen und Versandtermine verlässlicher einhalten.

Warte- und Liegezeiten vermeiden

Waren verbringen in vielen Betrieben einen erheblichen Teil ihrer Durchlaufzeit nicht in Bearbeitung, sondern im Stillstand. Sie warten beispielsweise:

• auf die Eingangskontrolle
• auf einen freien Lagerplatz
• auf den Weitertransport
• auf fehlende Auftragsinformationen
• auf Kapazitäten in Kommissionierung oder Verpackung
• auf die Übergabe an den Versanddienstleister

Diese Warte- und Liegezeiten erhöhen den Flächenbedarf und erschweren die Übersicht. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass Waren verwechselt, beschädigt oder mehrfach bewegt werden. Eine klare Steuerung des Materialflusses hilft dabei, solche Stillstände sichtbar zu machen und gezielt zu reduzieren.

Unnötige Transporte und Umlagerungen verringern

Jede zusätzliche Warenbewegung verursacht Aufwand. Mitarbeitende oder Transportmittel werden gebunden, Verkehrswege stärker belastet und die Gefahr von Beschädigungen nimmt zu. Typische Beispiele sind:

• mehrfaches Umsetzen im Wareneingang
• Umlagerungen aufgrund ungeeigneter Lagerplätze
• Rücktransporte bei fehlerhafter Kommissionierung
• Zwischenlagerungen vor dem Packplatz
• zusätzliche Wege durch fehlendes Verpackungsmaterial

Ein effizienter Materialfluss folgt deshalb möglichst direkten und nachvollziehbaren Wegen. Waren sollten nur dann bewegt werden, wenn der Transport für den nächsten Prozessschritt erforderlich ist.

Für die für den Ablauf notwendigen Transporte innerhalb des Unternehmens: Transportgeräte für Lager und Betrieb

Fehler an Übergabepunkten reduzieren

Besonders anfällig sind die Schnittstellen zwischen zwei Arbeitsbereichen. Dort wechseln häufig Zuständigkeit, Lagerort und Bearbeitungsstatus gleichzeitig. Fehlen eindeutige Regeln, kann es zu falschen Zuordnungen, unvollständigen Übergaben oder verzögerten Buchungen kommen.

Ein klar strukturierter Materialfluss legt deshalb fest:

• wo Waren übergeben werden
• wer für die Kontrolle verantwortlich ist
• welche Informationen verfügbar sein müssen
• wie Abweichungen gekennzeichnet werden
• wann der Prozessstatus aktualisiert wird

Je eindeutiger diese Übergaben organisiert sind, desto geringer ist das Risiko, dass Waren gesucht, erneut geprüft oder falsch weitergeleitet werden.

Flächen und Betriebsmittel besser nutzen

Ungeplante Zwischenlagerungen belegen Flächen, die eigentlich für Verkehrswege, Arbeitsplätze oder geordnete Bereitstellungszonen vorgesehen sind. Gleichzeitig stehen Transportwagen, Hubwagen oder Rollbehälter möglicherweise nicht dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden.

Ein abgestimmter Materialfluss reduziert solche Engpässe. Flächen können nach ihrem tatsächlichen Zweck genutzt werden, und Betriebsmittel lassen sich gezielter bereitstellen. Das verbessert die Übersicht und kann zugleich die Arbeitssicherheit erhöhen.

Lieferfähigkeit und Termintreue verbessern

Verzögerungen im innerbetrieblichen Materialfluss wirken sich unmittelbar auf die Versandabwicklung aus. Werden Waren zu spät kommissioniert, fehlen Verpackungskapazitäten oder stehen Sendungen nicht rechtzeitig im Warenausgang bereit, können Abholfenster und zugesagte Liefertermine nicht eingehalten werden.

Ein stabiler Materialfluss macht Abläufe besser planbar. Auftragsspitzen und Rückstaus werden früher sichtbar, Prioritäten lassen sich gezielter steuern und Sendungen erreichen den Warenausgang rechtzeitig. Damit trägt die Materialflussoptimierung direkt zur Lieferfähigkeit und zur Zuverlässigkeit des Versandprozesses bei.

3. Materialfluss analysieren: Welche Wege nimmt die Ware tatsächlich?

Bevor der Materialfluss verbessert werden kann, muss der tatsächliche Ablauf transparent sein. Entscheidend ist nicht, wie der Prozess laut Planung funktionieren sollte, sondern wie Waren im Arbeitsalltag tatsächlich bewegt, zwischengelagert und übergeben werden.

Dabei sollten alle relevanten Warenströme betrachtet werden: vom Entladen im Wareneingang über die Einlagerung und Kommissionierung bis zur Verpackung und Versandbereitstellung. Auch Rückwege, Umlagerungen, Leerfahrten und provisorische Zwischenlager gehören zur Analyse.

Warenbewegungen vollständig erfassen

Im ersten Schritt wird dokumentiert, welchen Weg eine Ware innerhalb des Betriebs zurücklegt. Ausgangspunkt ist jeweils eine klar definierte Quelle, beispielsweise die Warenannahme, ein Lagerplatz oder ein Kommissionierbereich. Anschließend werden alle Stationen bis zum jeweiligen Ziel erfasst.

Für jede Warenbewegung sollten mindestens folgende Informationen aufgenommen werden:

• Ausgangs- und Zielpunkt
• zurückgelegte Strecke
• verwendetes Transportmittel
• verantwortlicher Arbeitsbereich
• Häufigkeit der Bewegung
• transportierte Menge
• Transport- und Bearbeitungszeit
• Warte- oder Liegezeit
• zusätzliche Zwischenstationen

Die Analyse sollte nicht ausschließlich auf Standardaufträgen beruhen. Auch Eilaufträge, sperrige Waren, Retouren und saisonale Spitzen können andere Wege durch das Lager nehmen und zusätzliche Belastungen verursachen.

Direkte und indirekte Wege unterscheiden

Nicht jede Warenbewegung führt unmittelbar zum nächsten Prozessschritt. Häufig werden Waren zunächst auf einer Bereitstellungsfläche abgestellt, in einen anderen Behälter umgepackt oder vorübergehend an einen Ausweichplatz transportiert.

Solche indirekten Wege sind nicht grundsätzlich vermeidbar. Sie sollten jedoch begründet und organisatorisch vorgesehen sein. Kritisch wird es, wenn Waren aufgrund fehlender Flächen, unklarer Zuständigkeiten oder mangelnder Informationen mehrfach bewegt werden.

Typische zusätzliche Wege entstehen beispielsweise durch:

• ungeeignete oder belegte Lagerplätze
• fehlende Freigaben
• unvollständige Aufträge
• falsch zugeordnete Waren
• nicht verfügbare Transportmittel
• überlastete Übergabe- oder Verpackungsbereiche

Unterschiedliche Warenströme getrennt betrachten

Nicht alle Artikel und Aufträge folgen demselben Ablauf. Schnell drehende Produkte werden möglicherweise direkt in gut erreichbare Lagerbereiche gebracht, während sperrige oder selten benötigte Waren andere Wege nehmen. Auch auftragsbezogene Ware kann direkt vom Wareneingang in die Kommissionierung oder Produktion weitergeleitet werden.

Eine differenzierte Analyse kann unter anderem nach folgenden Kriterien erfolgen:

• Produktgruppe
• Größe und Gewicht
• Umschlagshäufigkeit
• Auftragsart
• Versandart
• Lagerzone
• Priorität
• Retouren oder reguläre Auslieferung

Dadurch wird sichtbar, ob einzelne Warenströme überproportional viele Transporte, Übergaben oder Wartezeiten verursachen.

Materialfluss visualisieren

Eine grafische Darstellung macht komplexe Warenbewegungen leichter nachvollziehbar. Dafür können Wege auf einem Lagerplan eingezeichnet oder in einem Materialflussdiagramm dargestellt werden.

Quellen und Ziele werden miteinander verbunden. Die Stärke oder Häufigkeit eines Warenstroms kann beispielsweise durch unterschiedliche Linienstärken kenntlich gemacht werden. Bereiche mit vielen Kreuzungen, Rückwegen oder Zwischenstopps werden dadurch schnell sichtbar.

In der Darstellung sollten mindestens folgende Elemente enthalten sein:

• Wareneingang und Warenausgang
• Lager- und Bereitstellungsflächen
• Kommissionier- und Verpackungsbereiche
• Haupttransportwege
• Übergabepunkte
• Zwischenlagerungen
• Rückläufe und Retouren
• mögliche Engpässe

Welche typischen Fehler führen zu einem ineffizienten Materialfluss?

Häufige Ursache sind lange oder sich kreuzende Transportwege, unnötige Zwischenlagerungen, unklare Zuständigkeiten, fehlende Materialien, ungeeignete Lagerplätze und nicht abgestimmte Prozesskapazitäten. Auch eine schlechte Synchronisation zwischen Warenbewegung und digitalem Informationsfluss kann zusätzliche Such- und Bearbeitungszeit verursachen.

Wie kann man Rückstaus vor Kommissionierung, Verpackung oder Versand vermeiden?

Rückstaus entstehen häufig, wenn die Kapazität aufeinanderfolgender Prozessschritte nicht zusammenpasst. Unternehmen sollten deshalb prüfen, an welchen Stellen sich Aufträge regelmäßig ansammeln und welche Ursachen dahinterstecken. Mögliche Hebel sind eine gleichmäßigere Auftragssteuerung, ausreichend dimensionierte Packplätze, standardisierte Abläufe sowie eine rechtzeitige Bereitstellung von Verpackungsmaterial. Standardisierte Packprozesse und unmittelbar verfügbare Materialen können beispielsweise Such- und Entscheidungszeiten am Packplatz reduzieren.

Wie sollte Verpackungsmaterial bereitgestellt werden, damit der Materialfluss nicht stockt?

Regelmäßig benötigte Kartons, Klebebänder, Polstermaterialien und weitere Verbrauchsmaterialien sollten möglichst direkt oder nahe am jeweiligen Arbeitsplatz verfügbar sein. Häufig verwendete Materialien gehören in die unmittelbare Greif- bzw. Versorgungszone, während selten benötigte Produkte separat gelagert werden können. Dadurch werden zusätzliche Laufwege und Unterbrechungen im Verpackungsprozess vermieden.

Wie lassen sich Materialfluss und Informationsfluss besser aufeinander abstimmen?

Materialfluss und Informationsfluss müssen synchron verlaufen. Änderungen am Standort oder Bearbeitungsstatus einer Ware müssen zeitnah im verwendeten System abgebildet werden. Stimmen Systeminformationen und tatsächlicher Warenbestand nicht überein, entstehen Suchzeiten, Rückfragen, Fehlbuchungen oder unnötige Transporte.