Portooptimierung beim Briefversand

Hohe Portokosten können Sie vermeiden – wenn Sie Ihre Post in einen geeigneten Briefumschlag stecken! Wir zeigen Ihnen, welche Maße ein Großbrief hat, für welche Zwecke ein Kompaktbrief genügt, welches Briefporto für Standardbrief und Co. inzwischen anfällt und wann Sie einen Maxibrief verschicken müssen.

Standardbrief, Kompaktbrief, Großbrief und Maxibrief – die Unterschiede

Den Standardbrief kennt jeder. Egal, ob Post vom Amt oder eine Rechnung – flattert ein Standardbrief in den Briefkasten, ist damit meistens eine Aufforderung (zur Zahlung) verbunden. Er wird daher auch als „klassischer Amtsbrief“ bezeichnet. Der Standardbrief enthält maximal drei Blatt Papier.

Der Kompaktbrief unterscheidet sich vom Standardbrief lediglich im Hinblick auf das zulässige Gewicht – und damit in der Dicke beziehungsweise Höhe sowie bei den Kosten. Kompaktbriefe werden genutzt, wenn Briefe mit hochwertigem Papier oder mit bis zu acht A4-Seiten verschickt werden.

Der Großbrief ist die Allzweckwaffe im Büro, sofern das Gewicht 500 Gramm nicht übersteigt. Einerseits gelten viele Formate, auch untypische, als Großbrief. Andererseits ist der Großbrief unverzichtbar, wenn das Papier darin nicht geknickt werden darf. Verträge, Versicherungspolicen, Zertifikate, Steuererklärungen oder Werbebroschüren machen sich üblicherweise in einem Großbrief auf den Weg zu ihrem Empfänger. Damit der Inhalt besser geschützt ist, kommen wichtige Dokumente in eine (wattierte) Versandtasche mit Kantenschutz.

Der Maxibrief ist der große Bruder des Großbriefs. Samt Inhalt darf er ein Kilogramm wiegen. Gedacht ist er eigentlich für Papier mit etwas mehr Umfang: Kataloge, Geschäftsberichte, Abschlussarbeiten. Allerdings wird der Maxibrief auch als günstige Versandoption für kleine beziehungsweise flache Waren wie zum Beispiel Ersatzteile, USB-Sticks, CDs/DVDs, Haushaltswaren oder Textilien verwendet. Im Vergleich zum Päckchen kann sich der Versender Porto sparen, sollte allerdings in reißfeste Maxibriefkartons oder gepolsterte Versandtaschen investieren, damit der Inhalt heil und vollständig beim Empfänger ankommt.

Neben diesen klassischen Formaten des Briefversands gibt es noch einige Sonderformate. Zum Beispiel darf der Maxibrief Plus noch größer und schwerer sein.

Briefe-Maße

Welche Maße darf ein Brief haben?

Die Maße, das Gewicht und die Portokosten für den Briefversand der gängigen Briefumschlag-Formate können Sie der Tabelle entnehmen. Standard- und Kompaktbrief dürfen ebenso wie eine Postkarte nur rechteckig – und nicht quadratisch – sein. Außerdem gilt bei Standard- und Kompaktbriefen, dass die Länge mindestens das 1,4-fache der Breite betragen muss.

Die Länge beträgt bis zu 23,5 cm, die Breite höchstens 12,5 cm. Das Gewicht ist beim Standardbrief auf maximal 20 g festgelegt, beim Kompaktbrief auf 50 g. Die Höhe ist daher auf 0,5 bzw. 1 cm begrenzt.

Der Großbrief ist bis zu 35 cm lang, höchstens 25 cm breit, bis zu 2 cm hoch und 500 g schwer. Dokumente mit bis zu 95 DIN A4-Seiten passen normalerweise in einen Großbrief. Der Maxibrief ist bis zu 5 cm dick und höchstens 1.000 g schwer. Für den Warenversand per Groß- und Maxibrief erweist sich vor allem die erlaubte Höhe als limitierender Faktor.

Übersicht für den Briefversand – die Briefporto-Tabelle 2024

Diese Briefporto-Spezifikationen gelten seit Januar 2024 für die Deutsche Post.

Wie viel Porto kostet der Versand eines Briefes?

In immer kürzeren Abständen erhöht die Deutsche Post ihr Porto für den Briefversand. Dafür benötigt sie als Monopolist im Briefversand die Zustimmung der Bundesnetzagentur, die den Preiskorridor festlegt. Über alle Briefarten hinweg lag die Portoerhöhung 2022 bei 4,6 %. Drei Jahre zuvor waren es sogar 8,9 %. Allein der Standardbrief hat sich zwischen 2018 und 2022 um 15 Cent (21,4 %) verteuert.

Nationaler Briefversand

Ein Standardbrief kostet stolze 85 Cent. Wer mehr als drei Blatt Papier verschickt, bezahlt für den Kompaktbrief einen Euro. Das Briefporto für größere Formate liegt deutlich darüber: Ein Großbrief muss mit 1,60 Euro frankiert werden, der Maxibrief kostet 2,75 Euro. Der Versand ins Ausland ist teurer.

Internationaler Briefversand

Das Schöne am Briefversand ins Ausland: Er ist im Gegensatz zum Päckchen oder Paket, bei denen der Preis unter anderem vom Zielland abhängt, ziemlich einfach.

• Standardbrief: 1,10 €
• Kompaktbrief: 1,70 €
• Großbrief: 3,70 €
• Maxibrief: 7,00 €
• Maxi Plus (bis 2 kg): 17 €

Dieses Briefporto gilt für den Briefversand von Deutschland aus in alle Länder von Afghanistan bis Zypern.

Allerdings gibt es für den Briefversand ins Ausland neben dem höheren Porto zwei Dinge zu berücksichtigen, die vor allem die Maße von Groß- und Maxibrief betreffen:

• Die Summe der Seitenlängen (Länge x Breite x Höhe) darf höchstens 90 cm betragen, wobei keine Seite länger als 60 cm sein darf.
• Der Briefversand ins Ausland ist Dokumenten vorbehalten. Wer Waren verschicken möchte, muss entweder auf Päckchen ausweichen oder nutzt als Geschäftskunde den Warenversand der Deutschen Post.

Wer sichergehen möchte, dass der Brief beim Empfänger im Ausland ankommt, zahlt 3,50 € zusätzlich für ein Einschreiben International. Für Wertbriefe kommen noch einmal 2 € pro 100 € Haftung hinzu.

Wie kann ich Briefe für den Versand frankieren?

Es gibt drei Möglichkeiten, um einen Brief mit Porto zu versehen: Kaufen Sie eine Briefmarke vor Ort in einer Zweigstelle der Post; erstellen Sie eine Briefmarke online oder nutzten Sie eine mobile Briefmarke.

• Postamt: Bringen Sie den Brief an eine Filiale der Deutschen Post und lassen Sie ihn dort frankieren. Echte Postämter mit Schalterbeamten sind vom Aussterben bedroht. Die Post hat diesen Geschäftsbereich ausgelagert. In vielen Supermärkten finden Sie einen kleinen Postschalter. Aber auch zahlreiche Kioske und Tankstellen sind heute gleichzeitig Postfilialen, nehmen Briefe an und können diese frankieren.
• Briefmarke online erstellen: Gestalten und drucken Sie Ihr Briefporto selbst! Von der Postkarte bis zum Maxibrief können Sie sich online sowie in der Post- und DHL-App eine Briefmarke für das passende Porto kreieren und drucken. Die Deutsche Post nennt diesen Service „Internetmarke“ – und hat diese Frankierung sogar mit einer Basis-Sendungsverfolgung ausgestattet.
• Mobile Briefmarke: Für den Briefversand innerhalb Deutschlands benötigen Sie als Nutzer der Post- und DHL-App keine Briefmarke mehr. Es genügt ein Code, den Sie durch Auswahl des korrekten Portos in der App generieren und auch online bezahlen können. Wenn Sie sich also wundern, dass Sie einen Brief ohne Marke bekommen haben, auf dem oben rechts #PORTO geschrieben steht und darunter 8 Zeichen – das ist eine mobile Briefmarke.

Die Zusatzleistung Wertbrief können Sie nur offline in einer Postfiliale frankieren.

Briefmarken

Wie kann ich beim Briefporto sparen?

Die Wahl des geeigneten Briefformats kann bereits Kosten einsparen. Wer beispielsweise eine flache Ware oder einen Katalog verschickt, der zu dick und schwer für den Großbrief ist, muss nicht zwingend einen Maxibrief daraus machen. Eine Bücher- und Warensendung liegt preislich dazwischen und ist dafür gedacht. Allerdings dürfen Sie der Büchersendung oder Warensendung keinen Brief beilegen – nur eine Rechnung beziehungsweise ein Warenbegleitschein sind erlaubt.

Alternativen Briefzusteller

Eine weitere Möglichkeit, wie Sie Briefporto sparen können, ist die Wahl eines alternativen Anbieters für den Briefversand.

• Pin Mail kooperiert mit EDEKA. Bei Pin Mail sind Standard-, Kompakt- und Großbrief allerdings nur einen Cent billiger als bei der Deutschen Post.
• biber post betreibt mehr als 300 Service-Stellen mit regionalem Schwerpunkt in Sachsen-Anhalt und dem Harz: Der Kompaktbrief kostet bei biber post genauso viel wie bei der Deutschen Post. Die anderen Formate sind jedoch deutlich preiswerter: Standardbrief 75 Cent, Großbrief 1,45 €, Maxibrief 2,50 €.
• Logistic Mail Factory (LMF): Die Logistic Mail Factory operiert in Augsburg und Umgebung. Briefe können in einem Service-Point abgegeben oder in einen orangefarbenen Briefkasten eingeworfen werden. Der Standardbrief kostet 80 Cent, ein Kompaktbrief 95 Cent, ein Großbrief 1,55 € und der Maxibrief 2,70 €.
• RegioMail: Im Raum Heilbronn kümmert sich RegioMail – eine Tochter des Medienunternehmens Heilbronner Stimme – um den Briefversand. In Zustellgebieten, in denen kein alternativer Briefversand-Dienstleister aktiv ist, übernimmt DGAP den Transport.

Auch in anderen Einzugsgebieten gibt es regionale Briefzusteller, die der Deutschen Post zumindest für den Briefversand im Umkreis Paroli bieten. Diese lokalen und regionalen Alternativen gehören – wie LMF und RegioMail – meist zu einem Medienunternehmen. Sie haben sich zu einem Netzwerk zusammengeschlossen, um eine bundesweite Zustellung garantieren zu können. Die Liste der Teilnehmer finden Sie beim Briefdienstfinder der Mail Alliance.

Kann ein Versandkarton als Brief verschickt werden?

Wenn ich einen Karton verschicken möchte, kommen die Brief-Tarife für mich dann überhaupt in Frage? Ja! Generell ist nicht die Art der Verpackung entscheidend, sondern allein die Maße und das Gewicht. Das heißt, ein Versandkarton kann, wenn er innerhalb der Angaben zu Maximalmaßen und Maximalgewicht liegt, als Brief versendet werden, während eine Versandtasche selbstverständlich auch als Paket versendet werden kann.

Der Karton für den Briefkasten

Wir haben für den Warenversand als „Brief“ sogar einen eigenen Postkarton optimiert. Ziemlich praktisch. Denn der Karton für Briefkästen ist im Porto so günstig wie ein Brief – und eben doch so stabil wie ein Karton. Gerade bei druckempfindlichen Produkten ist der Karton für den Briefkasten oft die bessere Wahl als eine Versandtasche.
Nicht nur Warenempfänger profitieren von dem für den Briefkasten optimierten Maß, sondern auch Versender bei der Einlieferung. Sie müssen diese Warensendung nämlich nicht am Postschalter abgeben, sondern werfen den Karton einfach in den Briefkasten. Voraussetzung ist, dass der Karton ausreichend frankiert ist und oberhalb der Empfänger-Anschrift deutlich das Wort „Warensendung“ steht.

Welche Zusatzleistungen gibt es beim Briefversand?

Das Angebot an Zusatzleistungen beim Briefversand ist mannigfaltig:

• Altersnachweis
• Brief abholen lassen
• Brief per Nachnahme zustellen
• Einschreiben
• Express-Zustellung
• Nachsende-Adresse
• Rollenversand
• Sendungsverfolgung
• Transportversicherung

Altersnachweis

Für den Versand von Ü18-Waren verlangen Plattformen wie eBay vom Verkäufer eine Versandart, die einen Altersnachweis enthält. Eine Alterssichtprüfung kann für Päckchen und Pakete bei DHL beauftragt werden. Der Aufpreis für die Alterssichtprüfung durch den Zusteller beträgt 99 Cent. Sie können die Waren per Groß- oder Maxibrief versenden und dadurch Verpackungsmaterial reduzieren, jedoch keine Portokosten sparen.

Brief abholen lassen

Für Geschäftskunden bietet die Deutsche Post im Rahmen des „Hin+Weg“-Vertrags eine Abholung von Briefen an.

Brief per Nachnahme zustellen

Eine „Nachnahme“-Sendung kombiniert Briefversand und Zahlungsvorgang. Der Briefzusteller übergibt dem Empfänger die Post erst, wenn dieser die Lieferung direkt bezahlt hat. Das Geld wird an den Absender übermittelt.

Einschreiben

Wer einen Nachweis benötigt, dass ein Brief verschickt wurde, erhält für einen Aufpreis eine Einlieferungsbestätigung in der Filiale beziehungsweise eine Online-Sendungsverfolgung mit Empfangsbestätigung. Die Auslieferung des Briefes wird dokumentiert. Die Haftung bei Beschädigung oder Verlust beträgt 25 Euro.

Für ein Standard-Einschreiben berechnet die Deutsche Post 2,65 € mehr als das reine Briefporto. Ein Standard-Einschreiben eignet sich für Kündigungen, Tickets und Vertragsunterlagen. Der Empfänger – das kann auch der Partner oder eine Poststelle sein – bestätigt den Erhalt des Einschreibens mit seiner Unterschrift. Der Absender erhält eine Online-Empfangsbestätigung.

Soll der Brief dem Adressaten persönlich übergeben werden, lässt sich die Deutsche Post diesen Service mit 4,85 € zusätzlich zum Briefporto vergüten. Sie nennt diese Variante „Einschreiben eigenhändig“.

Ebenfalls mit 4,85 € Aufpreis verbunden ist das Einschreiben mit Rückschein. Der Absender erhält zusätzlich zur Online-Empfangsbestätigung einen Rückschein, auf dem der Empfänger den Erhalt unterschreibt und damit auch das Zustelldatum bestätigt. Ein Einschreiben mit Rückschein ist sinnvoll bei Widersprüchen, Erklärungen gegenüber Behörden sowie dem Versand von Ausweisdokumenten oder Kraftfahrzeug-Briefen.

Mit dem Einschreiben Wert, auch als Wertbrief geläufig, sichern Sie den Versand von Waren oder Bargeld ab. Die Haftung erhöht sich für den nachgewiesenen Wert auf 500 Euro für Gegenständen und 1.000 Euro für Bargeld. Den Wertbrief können Sie nicht online kaufen beziehungsweise frankieren, sondern nur in einer Filiale. Dort erhalten Sie einen Einlieferungsbeleg. Die Zustellung erfolgt an Empfangsberechtigte. Wie beim Standard-Einschreiben können Sie die Sendung online verfolgen und erhalten eine Online-Empfangsbestätigung mit Unterschrift. Der Aufpreis für das Einschreiben Wert liegt mit 4,45 € unter den Varianten „Rückschein“ und „eigenhändig“.

Die günstigste Variante ist das Einwurf-Einschreiben. Der Aufpreis zum Briefporto beträgt hierfür 2,35 €. Es eignet sich für Inhalte mit einer Frist (z. B. Bewerbung, Steuererklärung). Die Haftung ist auf 20 Euro beschränkt.

Express-Zustellung

Eine Express-Sendung erreicht den Empfänger am nächsten Tag. Sie können für die Express-Zustellung sogar Zeitoptionen buchen, falls der Brief vor 9, 10 oder 12 Uhr ankommen muss.

Achtung: Die Deutsche Post hat mit „Prio“ ein weiteres Angebot im Köcher, das eine schnellere Zustellung ermöglichen soll. Allerdings gibt es für 1,10 € Aufpreis keine Garantie dafür, dass der Brief am nächsten Tag ankommt. Die „prioritäre Behandlung“ erhöht lediglich die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Brief morgen in den Postkasten des Empfängers flattert. Die Post senkt die Regellaufzeit, die ein Brief innerhalb Deutschlands bis zum Adressaten benötigt von 1-2 auf 1 Tag. Ein konkretes Zustelldatum sichert die Post für „Prio“-Versand nicht zu – und eine Entschädigung bei verspäteter Ankunft gibt es auch nicht. Verbraucherzentralen sehen keinerlei Nutzen der überteuerten „Prio“-Option.

Nachsende-Service

Umgezogen? Für längere Zeit abwesend? Beantragen Sie den Nachsendeservice spätestens 5 Tage vor Beginn der Laufzeit. Diese beträgt ein halbes oder ganzes Jahr, in dem die Briefe an Ihre Wunschadresse nachgeschickt werden.

Tipp: Richten Sie auch bei Todesfällen einen Nachsendeauftrag ein.

Rollenversand

Rollenversand geht nicht nur als Päckchen oder Paket, sondern kann auch als Maxibrief versendet werden. Die Rolle oder rollenähnliche Form darf als Brief höchstens 35,3 cm lang sein und einen Durchmesser von 5 cm haben. Und so sparen Sie mit Versandrohren Porto!

Sendungsverfolgung

Eine Sendungsverfolgung bietet die Deutsche Post nur für ausgewählte Versandarten: Nachnahme, Prio, Einschreiben und Wertbrief. Beim Einschreiben gibt es einen Zustellnachweis, bei der Nachnahme-Sendung Geld.

Transportversicherung

Für wertvolle Dokumente wie Sparbücher oder personalisierte Tickets für exklusive Events reicht die Haftung eines Wertbriefs im Verlustfall nicht aus. Mit der Transportversicherung können Sie die Haftungssumme erhöhen – nämlich für 6 Euro auf 2.500 Euro oder für 18 Euro auf 25.000 Euro.

Achtung: Übersteigt Ihr Briefinhalt die Versicherungsobergrenze, bekommen Sie im Schadensfall nicht die maximale Haftungssumme, sondern gar nichts.

Wie lange dauert es, einen Brief zu versenden?

Ein Brief soll innerhalb von ein bis zwei Werktagen beim Empfänger ankommen. Diese Regellaufzeit wird allerdings nicht garantiert. In manchen Gegenden kommt der Briefträger an manchen Wochentagen gar nicht mehr.

Besonderheiten, die Sie beim Versand von Briefen beachten müssen

Wertvolle Inhalte sollten Sie nur mit ausreichend Sicherheit per Brief verschicken, also mit Versicherung, Sendungsnachverfolgung und Empfangsbestätigung. Für Dokumente mit Fristen ist ein Einschreiben (Rückschein) sinnvoll, da Sie einen Nachweis mit Zustelldatum bekommen. Für flache Waren von geringem Wert mag der Maxibrief eine platz- und kostensparende Option sein – bei Verlust sind Ware und Geld allerdings futsch. So gesehen ist ein versichertes Päckchen womöglich preiswerter. Die Maße der wichtigsten Paketdienstleister haben wir in unserem Beitrag „Porto für Päckchen“ zusammengefasst.

Versandumschläge für Briefe

Waren oder wichtige Dokumente mit einem Brief verschicken – das spart Porto! Allerdings sollten Sie sicherstellen, dass der Inhalt heil beim Empfänger ankommt. Ohne Eselsohren, ohne abgebrochene Teile, ohne irgendeinen Transportschaden. Denn die Post geht nicht unbedingt behutsam mit Briefen um.

Verpackung für den Großbrief

Für die äußerst geringe Höhe von nur 20 mm, die für den Großbrief erlaubt ist, bieten sich Versandtaschen an. Problemlos können hier z. B. CDs oder DVDs verpackt werden. Mit einer Luftpolster-Versandtasche nutzen Sie die maximale Größe vollständig aus und die Produkte sind durch die integrierte Polsterung vor Stößen und Kratzern geschützt. Sie wissen nicht welche Versandtasche die richtige ist? Wir haben für sie die verschiedenen Versandtaschen Größe und Formate zusammengestellt.

Verpackung für den Maxibrief

Für den Maxibrief sind Versandkartons in DIN-Formaten ideal. Im Inneren bieten sie Platz für Ihre Produkte und bleiben je nach Außenmaß perfekt innerhalb der vorgeschriebenen Werte.

Sie benötigen andere Formate? Unsere Maxibriefkartons bieten größtmögliche Stabilität bei kleinstmöglichem Volumen und geringem Eigengewicht. Werfen Sie auch einen Blick auf unsere qualitativen Versandtaschen!