E-Procurement – Die Vorteile eines digitalen Beschaffungssystems

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen gehört für jedes Unternehmen zum Tagesgeschäft. Büromaterial, Werkzeuge, Rohstoffe und Verpackung aber auch Dienstleistungen müssen zur richtigen Zeit in der richtigen Menge zur Verfügung stehen. Gibt es Schwierigkeiten bei der Beschaffung, geraten Folgeprozesse, im schlimmsten Fall die Produktion ins Stocken. Während es privat zum Alltag gehört in Onlineshops einzukaufen werden Bestellungen im geschäftlichen Umfeld häufig noch dezentral und nicht standardisiert über Telefon oder E-Mail, teilweise sogar noch in Papierform getätigt, losgelöst vom jeweiligen ERP-System. Dies erzeugt einen enormen administrativen Aufwand und verschlingt unnötige Ressourcen im gesamten Unternehmen. E-Procurement-Systeme helfen dabei das zu verhindern. Hier erfahren Sie wie das im Detail funktioniert.

Was ist E-Procurement

Electronic Procurement (dt. elektronische Beschaffung) kurz E-Procurement ist der Einkauf von Waren oder Dienstleistungen mit elektronischen (IT-)Systemen, über digitale Kanäle wie das Internet. Das ist in erster Linie im B2B-Bereich relevant, da es um Warenbestellungen zwischen Unternehmen geht, E-Procurement ist sozusagen der Online-Handel für den B2B-Bereich.
Moderne Kommunikationsmethoden werden beim E-Procurement mit der klassischen Beschaffung kombiniert und die damit verbundenen Prozesse werden digital/elektronisch verwaltet und abgewickelt. Die elektronische Abwicklung von Aufträgen nennt man E-Fulfillment. Vor der Digitalisierung waren im Unternehmen viele Einzelschritte nötig, um Güter zu bestellen, heute kann der vollständige Ablauf um viele Schritte gekürzt werden. Früher musste erst der Bedarf ermittelt, anschließend das Budget geprüft, die Angebote verglichen, Bestellschreiben aufgesetzt und schließlich der Wareneingang kontrolliert und archiviert werden. Diese Einzeletappen der Beschaffung können nun vielfach automatisiert erfolgen und mit nur einem Knopfdruck gestartet werden. Häufig lassen sich E-Procurement und –Fulfillment mit nur einer Softwarelösung in Form eines ERP realisieren.

Wie funktioniert E-Procurement

Sämtliche zuvor papierbasierten Prozessschritte der Beschaffung werden digital abgebildet: Angebot, Genehmigungsprozess, Transaktion, Tracking, Zahlung und Reporting – das System umfasst mindestens die Bestellabwicklung, wird aber meist um Freigabe und Auftragsabwicklung ergänzt. Kunde und Lieferant sind dabei elektronisch miteinander verbunden und tauschen direkt digital Bestellinformationen zwischen ihren Systemen aus.

Die 2 Arten, E-Procurement Systeme zu unterscheiden

1. Unterscheidung nach Art der Nutzer-Anbindung

Geschlossene Systeme, die auf zwei Geschäftspartner beschränkt sind. Es können lediglich 2 über das System miteinander verbundene Unternehmen kommunizieren und Geschäfte abwickeln. Andere Unternehmen sind davon ausgeschlossen. Diese Architektur bietet einen sehr großen Leistungsumfang und lohnt sich dann, wenn ein umfangreicher Bedarf an zentralen Produkten langfristig über einen Lieferanten gedeckt werden soll.

Halb offene Systeme, meist von größeren Händlern, die Kunden ein Portal zum Wareneinkauf bieten. Halboffene Systeme sind als Buy-Side oder Sell-Side Systeme angelegt.

Offene Systeme sogenannte Many-to-Many Lösungen. In einem offenen E-Procurement System sind die Kataloge verschiedener Anbieter integriert. Bei diesen Systemen vermischen sich sowohl Beschaffer- als auch Lieferantensysteme. Hersteller können ihre Ware anbieten und Abnehmer zugleich ihren Bedarf angeben. Der Marktplatz wird dann meist von einer dritten Partei reguliert. Sie kommen vor allem für seltener und unregelmäßig gebrauchte Waren zum Einsatz.

2. Unterscheidung nach Betreiber

Sell-Side-Systeme, auch bekannt als Lieferantensysteme, da die Initiative des E-Procurement vom Lieferanten ausgeht. Er stellt die nötige Einkaufsplattform bereit, die die Kunden für die Beschaffung nutzen können. Der Lieferant bestimmt dabei sowohl das Warensortiment als auch die Preise. Auch der Aufwand für Erstellung und Wartung liegt beim Lieferanten, dafür kann die Käuferseite keine Angebotsvergleiche durchführen. Der Vorteil von Sell-Side-Lösungen liegt vor allem darin, dass der Lieferant seine Produkte optimal präsentieren und spezifische Funktionen (z.B. eine geführte Produktkonfiguration oder Kompatibilitätsprüfung) integrieren kann.

Buy-Side-Systeme, auch bekannt als Beschaffungssysteme, bei denen die Käuferseite ein System zur Verfügung stellt. Hier können spezielle Anforderungen der Käuferseite optimal abgedeckt werden (Stichwort Zugriffsrechte und Abrechnung). Der Einkäufer definiert die Konditionen, wie Preise und Abnahmemengen. Dazu muss aber eine entsprechende Marktmacht vorhanden sein. Wenn zum Beispiel große Industrieunternehmen Bedarf an Ersatzteilen haben, kann dieser Bedarf über das E-Procurement-System ausgeschrieben werden. Verschiedene Lieferanten haben dann die Möglichkeit, über das System den Zuschlag zu erhalten. Der Hauptvorteil von Buy-Side-Lösungen besteht darin, dass die Regeln für den Beschaffungsprozess einmalig und lieferantenunabhängig abgebildet werden und ebenso wie alle Prozessdaten im eigenen System verfügbar sind.

Many-to-Many-Systeme in Form von elektronischen Marktplätzen. Beim Marktplatz-Ansatz stellt eine dritte Partei das System zur Verfügung und verlangt dafür Gebühren. Käufer und Lieferant müssen sich dann an dieses System anbinden. Da den Marktplatz mehrere Teilnehmer nutzen, sinken die Kosten und der Käufer kann die Preise der Lieferanten vergleichen.

Kurzer Exkurs: Digitalisierung im Einkauf

Unternehmen werden immer digitaler: Den stärksten Zuwachs bei der Digitalisierung  der Wirtschaft in Deutschland 2021 verzeichnen die Prozesse: neben dem digitalen Reifegrad der unternehmensinternen Prozesse ist hier auch die digitale Vernetzung mit anderen Unternehmen gemeint. Ihr Kategorienwert steigt von 100 auf 121,1 Punkte. Die Zahlen decken sich mit der Zielsetzung vieler Unternehmen, denn im Einkauf planen viele Branchen eine Verdopplung ihrer Digitalisierungsprozese. Das gilt für mittelständische Großunternehmen und KMU gleichermaßen. Dabei sehen beide Gruppen große Chancen vor allem im Bereich Bestellabwicklungsprozess und Lieferantenmanagement. Die Rechnungsprüfung spielt bei den kleinen und mittelständischen Unternehmen eine ähnlich wichtige Rolle in der Digitalisierung, während mittelständische Großunternehmen besonders im Bereich Vertragsmanagement und Ausschreibungen digitalisieren möchten. Als Grund für den Bedarf an Digitalisierung nennen beide Gruppen einheitlich vor allem: Optimierung in den Prozesskosten, mehr Automatisierung und bessere Transparenz.

Um diesen Digitalisierungssprung zu schaffen, benötigen Unternehmen praktikable Lösungen, die einfach zu implementieren und zu nutzen sind.

E-Procurement Lösungen bei RAJA

Mit www.rajapack.de bietet RAJA mit seiner umfangreichen Produktpalette einen One-Stop-Shop für Lagermanagement und Versand, mit einer auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittenen E-Procurement-Lösung, die die Beschaffung nachhaltig digitalisiert. Umgesetzt wird dies durch eine Integration in die jeweiligen Bestellabwicklungsprozesse, wodurch der Einkaufsprozess vereinfacht wird, bei gleichzeitiger Transparenz und Kostenüberwachung. Je nach Bedarf bietet RAJA verschiedene E-Procurement Lösungen:

Ohne eigenes E-Procurement Tool

RAJA stellt zwei personalisierte Weblösungen zur Verfügung, um die Einkäufe einfach zu verwalten:

Self-Service:

Die Oberfläche im normalen Webshop mit selbstgesteuerter Benutzerverwaltung, Budgetübersicht, individueller Rollenverteilung und Genehmingungsstrukturen sowie Kostenstellenzuweisung

Der individuell anpassbare „MyRAJAShop“:

Das eigene Web-Konto auf www.rajapack.de mit allen Funktionalitäten einer E-Procurement Lösung. Kunden ohne eigenes System können ihre Einkaufsprozesse optimieren und so ihr Team, Budget etc. verwalten. Der Vorteil, es entstehen keine Kosten für externe Systeme und technische Anbindung und es ist keine Integration nötig. Der interne Service & das Shop-Setup erfolgen durch RAJA. Bestimmten Personen im Unternehmen können verschiedene Rollen zugewiesen werden und diese können dann ggf. Sonderleistungen und -preise sehen und es kann ein eigenes Sortiment zusammengestellt werden.

• einstiegsfreundliche Lösung
• private Zugänge für jeden Benutzer
• persönlich definiertes Produktsortiment immer verfügbar
• Individuell festlegbare Genehmigungsstrukturen
• Rollenvergabe individuell nach Benutzer
• Kostenstellenzuweisung pro Bestellung
• Eigens erstellte Workflows optimieren den Prozess
• Selbst definierbare Liefer-/ Rechnungsadressenstruktur
• Sichere Bezahlung per Rechnung

Mit eigenem E-Procurement-Tool

Punch-Out Lösung/ Dynamischer Katalog:

 für Kunden die bereits ein E-Procurement System nutzen: Egal ob Punch-Out über einen der gängigen Softwarepartner, ein maßgeschneiderter elektronischer Katalog mit allen relevanten Informationen oder eine standardisierte Schnittstelle im OCI sowie API-Format. RAJA bietet die Möglichkeit über die bevorzugte Bestellart zu bestellen und jederzeit auf die eigenen Produkte und Preise zuzugreifen und die Organisation so effizient wie möglich zu verwalten. Über das System kann direkt auf das eigene RAJA-Kundenkonto zugegriffen werden. Der Kunde befindet sich in seiner gewohnten Einkaufsumgebung und bekommt den Zugriff auf seinen maßgeschneiderten Produktkatalog mit tagesaktuellen und individuell bestimmbaren Produktsortiment und Preisen, je nach Bedarf und immer verfügbar. Unsere Produkte sind mit eCl@ss und UNSPSC Codes erhältlich und werden täglich von unserem Content Team auf den neusten Stand gebracht.

Was sind die Vorteile von E-Procurement?

Zeit- und Kosteneinsparung:

Die Abwicklung von Bestellprozessen, Bestellvorgänge, wie Bedarfsermittlung, Budgetprüfung und Zahlungsabwicklung kosten Unternehmen viel Zeit. Durch den Einsatz von E-Procurement können die Beschaffungsabläufe deutlich beschleunigt werden, die Recherche und der Vergleich von Angeboten wird einfacher und die Qualität steigt bei einer gleichzeitigen Reduktion der Kosten. Zahlreiche Abläufe können durch die digitale Datenübertragung und Verarbeitung in Echtzeit verkürzt werden. Der Zeit-, Arbeits- und somit Kostenaufwand gegenüber herkömmlicher Beschaffung reduziert sich.

Durch die standardisierten digitalen Prozesse gewinnen die Mitarbeiter somit Zeit für andere Aufgaben, was wiederum die Effizienz des Unternehmens steigert. Der Einkauf wird flexibler, da die Bezugsquellen online rund um die Uhr abrufbar sind. Gerade für größere Unternehmen bietet das E-Procurement die Möglichkeit, Personalkosten einzusparen und die Zeit zwischen Warenbestellung, Lieferung und je nach Unternehmensausrichtung dem Wiederverkauf deutlich zu verkürzen. Somit bietet sich das E-Procurement vor allem auch für Online-Händler an, deren Kunden in der Regel auf eine hohe Warenverfügbarkeit sowie eine schnelle Lieferung setzen.

Der Online-Marktplatz mercateo, auf dem auch das RAJA-Produktsortiment zu finden ist, bietet einen Online-Prozesskosten Rechner bei dem man sich die individuelle Ersparnis durch eine E-Procurement Lösung ausrechnen kann https://www.einsparpotenziale-entdecken.de/

Fazit: E-Procurement lohnt sich

E-Procurement lohnt sich, da sich die Kosten erheblich reduzieren lassen und somit die Effizienz im Unternehmen gesteigert wird. Mit E-Procurement-Systemen werden Bedarfe gebündelt und der organisatorische Aufwand auf ein Minimum reduziert. Laut Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) lassen sich die Prozesskosten bei durchgehend elektronischen Beschaffungsprozessen sogar um durchschnittlich 30 Prozent senken. Dabei muss es nicht immer ein aufwändiges System sein, wie gezeigt wurde, lässt sich bereits mit einfachen Mitteln eine E-Procurement Lösung implementieren.

Sprechen Sie uns an: e-procurement@rajapack.de!