Ordnung ist bekanntermaßen das halbe Leben. Egal, in welcher Hälfte Sie leben - an einer strukturierten Organisation und Archivierung im Büro kommen Sie nicht vorbei.
Als Gewerbetreibender sind Sie verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dabei schreibt der Gesetzgeber im Detail vor, welche Dokumente über welche Aufbewahrungsfrist zu archivieren sind und in welcher Form sie aufbewahrt werden müssen. Selbst zu Zeiten des vielbeschworenen papierlosen Büros sind alle Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung des Unternehmens relevant sind – und zwar im ganz überwiegenden Teil als Original. Also ab damit in die Archivbox! Aber auch ohne die gesetzliche Aufbewahrungspflicht kommt im Laufe der Zeit einiges zusammen. Zum Aufbewahren, Archivieren und Transportieren von Unterlagen innerhalb des Unternehmens sind Archivboxen und Ablageboxen ideal. Thematisch von A-Z oder chronologisch nach Jahrgang sortiert: In einer Box können Akten, Ordner, Mappen, Belege, Geschäftsbriefe, Belege und Dokumentationen sortiert und platzsparend archiviert werden.
In einer Archivbox aus Karton sind Ihre Unterlagen staubfrei und sicher verstaut, bis Sie wieder auf den Inhalt zurückgreifen müssen. Hier hilft die genaue Kennzeichnung über die Beschriftungsfelder. Entweder beschriften Sie den Karton der Box direkt, oder aber Sie arbeiten mit Etiketten und Aufklebern. So oder so: Langes Suchen erübrigt sich, wenn Sie bereits von außen Rückschlüsse auf den Inhalt der Archivbox ziehen können. Darüber hinaus wirkt die Ablage in Archivboxen bedeutend „sortierter“. Besonders wenn die Akten sichtbar im Büro aufbewahrt werden, helfen die großflächigen, einheitlichen Oberflächen der Archivboxen dabei, Ordnung herzustellen.Ordnerrücken in verschiedenen Farben und von verschiedenen Leuten beschriftet können unruhig wirken. Unsere Archivboxen und Ablageboxen gibt es daher auch in den klassisch reduzierten Farben: braun, aber auch aus recycelbaren weißem Karton.
Praktisch: Grifflöcher in der Archivbox ermöglichen einen sicheren Zugriff und leichten Transport der einzelnen Boxen.
Welche Ablagebox ist die Richtige?
Achten Sie auf ein geringes Eigengewicht der Box bei gleichzeitig höchstmöglicher Stabilität. Diese Ansprüche erfüllen Archivboxen aus Wellpappe und aus Kunststoff gleichermaßen. Welches Material? Entscheiden Sie sich für transparenten Kunststoff, wenn Ihnen wichtig ist, das der Inhalt von außen ersichtlich ist. Entscheiden Sie sich für ein Ablagesystem aus Karton für eine platzsparende Aufbewahrung der Box bei Nichtgebrauch: Leer kann die Archivschachtel einfach zusammengefaltet werden. Welche Größe? Bei der Größe der Archivbox ist relevant, was Sie verstauen möchten, beachten Sie dabei die Karton Innenmaße. Die Multifunktionsbox z.B. fasst 5 DIN4 Ordner mit Rückenstärke von jeweils 8 cm. Darüber hinaus ist wichtig in welchem Regal oder Schrank Sie die Archivboxen lagern wollen. Entscheidend hierfür: Die Angaben zum Karton Außenmaß. Ob Sie sich beim Kauf von Archivboxen für einen Klappdeckel oder für einen abnehmbaren Deckel entscheiden, ist Geschmacksache, ebenso wie die Farbe. Ein gut schließender Deckel sollte es jedoch in jedem Fall sein. Denn Staub und auch Sonneneinstrahlung schadet der Lesbarkeit der Dokumente auf Dauer.
Übrigens: Papier ist geduldig – und schwer! Ein gefüllter Leitzordner wiegt ca. 2,5 kg! Daher sind unsere Archivboxen mit einer Tragfähigkeit von bis zu 30 kg auch besonders stabil und belastbar. Sie eigenen sich auch für die Aufbewahrung und den Transport von Büchern, Katalogen oder Bürozubehör – oder für den Umzugstransport.
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