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Wie verpacke ich eine Büchersendung oder Warensendung?

Die Büchersendung bzw. Warensendung ist eine vergleichsweise günstige Lösung für den Versand. Dabei müssen jedoch sehr spezielle Voraussetzungen berücksichtigt werden. Deshalb erreichen uns regelmäßig Fragen zum Thema, wie z.B.: Darf ich Büchersendungen zukleben? Werden Büchersendungen von der Post geöffnet? Was muss ich bei Bücher- und Warensendungen alles beachten?

Die Wichtigste in Kürze:

  • Warensendungen und Büchersendungen dürfen nicht zugeklebt werden
  • … weil sie stichprobenartig von der Post kontrolliert werden. Der Mitarbeiter muss die Sendung ohne Hilfsmittel (z.B. Schere) öffnen und schließen können …
  • … um zu überprüfen ob sich in der Sendung wirklich nur die zulässigen Inhalte (s.u.) befinden.

Es gibt bereits einen ausführlichen Beitrag zu den Versandmöglichkeiten mit der Deutschen Post, sowohl für Großbrief, Maxibrief, Bücher- und Warensendung als auch für Päckchen, Pakete und Versandrohre. Da die Bücher- und Warensendungen eine sehr günstige Möglichkeit sind auch größere, schwerere Produkte zu versenden, sind sie natürlich für Versandhändler sehr attraktiv. Allerdings müssen dabei mehrere Dinge berücksichtigt werden:

Das richtige Format und Gewicht für Büchersendung und Warensendung

Büchersendung Groß

Büchersendung Maxi

Warensendung Kompakt

Warensendung Groß

Mindestens: L 100 x B 70

Maximal: L 353 x B 300 x H 150 mm

500 g

1000 g

50 g

500 g

1,00 €

1,65 €

0,90 €

1,90 €

Zum Vergleich: Das klassische Päckchen bis 1000 g kostet 3,95 € Porto.
Preisangaben nicht verbindlich. Quelle: Aktuelle Broschüre der Deutschen Post.

Somit bietet eine Bücher- oder Warensendung mehr Volumen als ein Maxibrief und ist dabei deutlich preiswerter.

Der Haken: Der erlaubte Inhalt ist genau definiert und wird kontrolliert!

Beide Versandformen sind deshalb so günstig, weil sie auf einen sehr engen Anwendungsbereich begrenzt sind. Es gelten genaue Vorschriften welche Inhalte auf diese Weise versendet werden können:

Was darf mit einer Büchersendung verschickt werden?

Wie der Name bereits andeutet, dürfen mit einer Büchersendung nur “gedruckte Werke” versendet werden. Darunter fallen natürlich alle Arten von klassischen Büchern: Sachbücher, Romane, Fachbücher etc.. Sie sind auf Papier gedruckt, die Blätter sind an einer Seite fest zusammengehalten und haben einen Einband oder Umschlag.

Außerdem fallen darunter:

  • Broschüren
  • Notenblätter bzw. Musiknoten (i.d.F. auch lose Blätter erlaubt)
  • Landkarten (i.d.F. nicht nur Papier, sondern auch Plastik, Leinwand oder Karton erlaubt). Hauptbestandteil muss die Karte sein: Fotos oder Ansichtskarten von Originallandschaften fallen nicht unter die Büchersendung.
  • Fahrpläne öffentlicher Verkehrsträger (nicht: Fahrpläne gewerblicher Träger, z.B. der Deutschen Bahn)
  • Veranstaltungs- oder Lehrgangsprogramme nichtgewerblicher Einrichtungen
  • Kalender, nur wenn sie in Buchform vorliegen: Seitliche Heftung und zusätzlicher redaktioneller Text sind erforderlich
  • Arbeitsbücher und Schulungshefte, wenn der größere Teil des Vordrucks von den “Schülern” auszufüllen ist (ausdrücklich nicht: Fragebögen)

Voraussetzung für alle “gedruckten Werke” ist, dass sie nicht geschäftlichen Zwecken dienen:

  • Der Versandgegenstand darf kein Kaufinteresse beim Leser auslösen (wie z.B. bei einem Katalog)
  • Der Herausgeber darf kein gewerbliches Unternehmen sein (ausgenommen: Verlage, da Bücher etc. eben deren geschäftlicher Zweck ist)
  • Der Inhalt darf sich nicht ausschließlich um die Produkte/Leistungen eines bestimmten Unternehmens drehen
  • Es dürfen keine Geschäftsberichte versendet werden

Beilagen sind erlaubt, solange das “gedruckte Werk” Hauptgegenstand der Sendung ist. Dazu gehören:

  • CDs, wenn sie inhaltlich Teil des Druckwerks sind und fest mit Buch oder Broschüre verbunden sind
  • eine Rechnung oder ein Antwortumschlag
  • Werbeflyer oder Prospekte
  • eine kurze Widmung oder eine allgemein gehaltene Grußkarte (z.B. “Frohe Weihnachten!”)

Nicht erlaubte Beilagen sind “alle Mitteilungen, die entweder aufgrund des individuellen Inhalts oder aufgrund der äußeren Form als Brief angesehen werden können.”

Details: https://www.deutschepost.de/de/b/buechersendung_national/haeufige-fragen.html

Was darf mit einer Warensendung verschickt werden?

Als “Warensendung” können Sie letztendlich alle Arten von Gegenständen versenden. Lediglich für Gegenstände aus/auf Papier und Karton gelten gewissen Einschränkungen. Neben augenscheinlichen Waren, wie z.B. Produktmuster, Warenproben etc., sind demnach ebenfalls erlaubt:

  • Papierwaren (Waren aus Papier: Briefumschläge, Schreibhefte, Packpapier, Spielkarten …)
  • Verkaufsware (Druckstücke mit Verkaufspreis, z.B. Magazine)
  • Kalender

Erlaubte Beilagen sind:

  • eine Rechnung oder ein Antwortumschlag
  • Werbeflyer oder Prospekte (als Beilage zur Sendung)
  • Gebrauchsanweisungen oder Bearbeitungshinweise mit Bezug zur versendeten Ware
  • zugehörige Dokumente mit Angaben zum Absender, Versand, Preis, Gewicht, Menge, Herkunft etc. des Inhalts
  • eine kurze Widmung oder eine allgemein gehaltene Grußkarte (z.B. “Frohe Weihnachten!”)

Nicht erlaubt sind:

  • Angebote, Kataloge oder Prospekte (als Hauptgegenstand der Sendung)
  • Briefmarken
  • auszufüllende Formulare (z.B. für Steuererklärungen, Unfallmeldungen …)
  • Eintrittskarten, Fahrkarten, Flugscheine, Gutscheine, Gutachten, …

Nicht erlaubte Beilagen sind (wie bei der Büchersendung) “alle Mitteilungen, die entweder aufgrund des individuellen Inhalts oder aufgrund der äußeren Form als Brief angesehen werden können.”

Details: https://www.deutschepost.de/de/w/warensendung/haeufige-fragen.html

Wie muss die Bücher- oder Warensendung verpackt werden? Was bedeutet offener Versand?

Um die Sendung als Bücher- bzw. Warensendung zu kennzeichnen muss der Absender deutlich lesbar die Bezeichnung “Warensendung” bzw. “Büchersendung” über die Anschrift schreiben.

Da der Inhalt genau geregelt ist, behält sich die Deutsche Post das Recht vor, die Sendungen stichprobenartig zu kontrollieren. Für diese Überprüfungen muss die Verpackung geöffnet werden. Deswegen wird für diese Sendungen ein “offener Versand” verlangt. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter die Sendung ohne Hilfsmittel öffnen und wieder verschließen können muss. Somit scheiden jegliche Verschlussarten aus, die ein Aufschneiden, Aufreißen oder Auftrennen erforderlich machen. Konkret bedeutet das:

  • Kein Verschluss mit Klebeband / Packband, da dieses aufgeschnitten werden müsste
  • Kein Verschluss durch integrierte Haftklebestreifen, da die Verpackung aufgeschnitten oder -gerissen werden müsste
  • In beiden Fällen müsste der Mitarbeiter ein Hilfsmittel (z.B. eigenes Packband) zur Hand nehmen um die Sendung wieder zu verschließen

Die Möglichkeiten Waren- und Büchersendungen zu verschließen sind demnach:

Ein Steckverschluss:

RAJAPOST Postkartons mit Steckverschluss sind geeignet für Bücher- und Warensendungen

RAJAPOST Postkartons mit Steckverschluss sind geeignet für Bücher- und Warensendungen (auch in braun erhältlich)

RAJAMAIL Karton-Versandtaschen sind geeignet für den Versand als Bücher- oder Warensendung

RAJAMAIL Karton-Versandtaschen sind geeignet für den Versand als Bücher- oder Warensendung (auch in weiß erhältlich)

Rigibox Versandkartons mit Steckverschluss sind geeignet für Bücher- und Warensendungen

Rigibox Versandkartons mit Steckverschluss sind geeignet für Bücher- und Warensendungen

Der Verschluss mit Clips:

Airkraft Bag-in-Bag Luftpolster-Versandtasche für den Verschluss mit Clips

Airkraft Bag-in-Bag Luftpolster-Versandtasche für den Verschluss mit Clips

Kunststoffclips zum Verschluss von Bücher- und Warensendungen

Kunststoffclips zum Verschluss von Bücher- und Warensendungen

Diese Verschlussarten lassen sich problemlos öffnen und wieder verschließen und bieten trotzdem einen sicheren Halt für Ihre Produkte.

(Seltene) Ausnahme beim offenen Versand: Sie liefern mehr als 100 gleichartige (Format & Gewichtsstufe) auf einmal ein. Nur in diesem Fall können Sie auf den “offenen Versand” verzichten und Ihre Sendungen wie gewohnt z.B. mit Haftklebeverschluss oder Klebeband verschließen. Die Sendungen müssen dann die geänderte Aufschrift “Büchersendung/Entgelt gepr.” tragen.

Fazit

Mit Bücher- und Warensendungen können Sie ein relativ großes Volumen (bis L 353 x B 300 x H 150 mm) und relativ großes Gewicht (Bücher bis 1000 g, Waren bis 500 g) kostengünstig versenden. Der Inhalt muss den Vorgaben entsprechen, also in der Hauptsache aus einem gedruckten Werk (ohne gewerblichen Charakter) oder einer Ware bestehen. Persönliche Mitteilungen, Briefe, Unterlagen oder Formulare sind ganz klar ausgeschlossen. Die Verpackung muss dabei entsprechend gekennzeichnet sein und sich ohne Hilfsmittel öffnen und wieder verschließen lassen.